Dėl pirkimo dokumentuose nurodomo planuojamo įsigyti prekių, paslaugų ar darbų preliminaraus kiekio

Viešojo pirkimo-pardavimo sutarčių kainos ir kainodaros taisyklių nustatymo metodikoje, patvirtintoje Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2003 m. vasario 25 d. įsakymu Nr. 1S-21 (Žin., 2003, Nr. 22-944; 2011, Nr. 101-4768), (toliau – Metodika) įtvirtinta, jog fiksuotas įkainis nustatomas, kai iš anksto (iki pirkimo pradžios) perkančioji organizacija nežino tikslaus numatomų pirkti prekių kiekio ar paslaugų, darbų apimties, tačiau rengdamas pasiūlymą tiekėjas turi realias galimybes numatyti ir įvertinti sutarties vykdymo išlaidas ir gali prisiimti riziką dėl sutarties vykdymo išlaidų.

Viešųjų pirkimų tarnyba (toliau – Tarnyba) atkreipia perkančiųjų organizacijų dėmesį į tai, kad tinkamas preliminarių kiekių (apimčių) nustatymas suteikia tiekėjui galimybę įvertinti minimalias sutarties vykdymo išlaidas ir gali turėti esminės įtakos pasiūlymo kainai (įkainiui) bei viešųjų pirkimų tikslo – racionaliai naudoti lėšas – pasiekimui. Tarnyba rekomenduoja perkančiosioms organizacijoms, priimant sprendimą, kokias ribas nurodyti pirkimo dokumentuose, įvertinti savo poreikius ir visas kitas svarbias objektyvias aplinkybes bei numatyti kuo tikslesnes įsigyjamų prekių, paslaugų ar darbų preliminarių kiekių (apimčių) ribas.

Vadovaudamasi Metodikos 12 punktu, perkančioji organizacija gali pasirinkti šiuos preliminarių kiekių (apimčių) nustatymo būdus:
1. nustatyti viršutinę ir apatinę kiekių (apimčių) ribas;
2. nurodyti įsigyjamo tam tikro prekių, paslaugų ar darbų kiekio (apimties) galimą paklaidą procentine išraiška;
3. nurodyti tik viršutinę ribą.

Pažymėtina, kad perkančioji organizacija visada turi nurodyti kiekių (apimčių) ribas, apibrėžiamas intervalu („nuo <...> iki <...>“ arba „ne mažiau kaip <...>, bet ne daugiau kaip <...> “) arba paklaida. Tik išimtiniais atvejais, kai neįmanoma nustatyti apatinės ribos ir kai tai pagrįsta objektyviomis, nuo perkančiosios organizacijos nepriklausančiomis aplinkybėmis, pirkimo dokumentuose ir sutartyje perkančioji organizacija gali nenumatyti apatinės ribos.

Viešųjų pirkimų pasiūlymų vertinimo ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo arba mažiausios kainos vertinimo kriterijumi rekomendacijų, patvirtintų Tarnybos direktoriaus 2006 m. spalio 12 d. įsakymu Nr. 1S-53 (Žin., 2006, Nr. 113-4329; 2008, Nr. 150-6150), 7 punkte rekomenduojama, kad lyginat pasiūlymuose nurodytus įkainius, būtų atsižvelgiama į preliminarius įsigyjamų prekių, paslaugų ar darbų kiekius (apimtis), kuriuos perkančioji organizacija privalo nustatyti pirkimo dokumentuose. Tokiu atveju, kaina pasiūlymų palyginimui yra visų perkamų prekių, paslaugų ar darbų įkainių ir preliminarių kiekių (apimčių) sandaugų suma. Perkančioji organizacija pirkimo dokumentuose nustatytus (vienu iš aukščiau nurodytų būdų) preliminarius perkamų prekių, paslaugų ar darbų kiekius (apimtis) turi nurodyti ir sutartyje (pavyzdžiui, jei perkančioji organizacija nurodo apatinę ir viršutinę ribas, ji turėtų įsigyti minimalų nurodytą kiekį ir negalėtų įsigyti daugiau, nei nurodytas maksimalus kiekis).